早いもので今年も残り僅かとなってきました。12月に入るとクリスマスに忘年会と慌ただしくなってくるかと思います。どんな集まりでも多く人が集まるとなると、何かと気を遣うものですよね。中でも忘年会等の幹事役ともなると大変かと思います。
ところで忘年会の幹事をする場合、告知ってどんな風にされていますか？ 職場によって様々かと思いますが、最近はメールで告知する職場も多いと思います。また、主婦の方でもママ友等が集まって忘年会やクリスマス会をする事があるかと思います。
今回は忘年会をメールで通知する際に使える無難な例文をお届けします。
忘年会の案内メール
社内への忘年会案内メールの例文
大切なのは「件名」に忘年会の案内である事を書いておくことです。特に大量のメールが届く方の場合、他のメールに埋もれてしまう事があります。是非、ひと目で分かる件名を付けてください。また連絡の締め切り日は必ず明記してください。
件名：営業課忘年会のご案内
本文：
お疲れ様です。
今年も残りあと僅かとなりました。来る○月○日に恒例の忘年会を計画しております。
幹事は営業課の田中が行いますので宜しくお願いします。日時：○月○日（○）19：00～
場所：○○庵 □□店
住所：東京都・・・・
アクセス：○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費：○○○円（当日徴収します）出欠のお返事は○月○日までにこのメールにご返信いただくか、営業課、田中まで直接お返事宜しくお願いします。
営業課 田中 内線（○○番）
社外への忘年会案内メールの例文
社外への忘年会案内メールも基本的には社内のものと同じです。今回、出欠の連絡期日は書いていませんが、相手先との間柄次第で書いても良いかと思います。
件名：弊社忘年会のご案内
本文：
○○株式会社御中平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
○○株式会社営業部の田中です。本年も残すところあと僅かとなりました。
つきましては日ごろお世話になった感謝を込めまして、忘年会を下記の要領で開催いたします。日時：○月○日（○）19：00～
場所：○○庵 □□店
住所：東京都・・・・
アクセス：○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費：○○○円====================================
（署名）
ここは普段使っているメールの定形署名でＯＫ
ママ友等、プライベートの忘年会案内メールの例文
プライベートの場合、そこまで形式にこだわる必要はないかと思いすが、時間と金額は明確にしてください。特に、大人と子どもで料金の違う場合は要注意です。
件名：ランチ忘年会のご案内
本文：
毎日寒くなりましたね。
クリスマスの準備等、お忙しい中失礼します。来る○月○日に恒例のランチ忘年会を計画しています。
幹事は不慣れですが田中が行いますので、よろしくお願いします。日時：○月○日（○）11：30～
場所：○○庵 □□店
住所：東京都・・・・
アクセス：○○線「□□駅」下車徒歩○分
会費：大人○○○円 子ども（小学生）○○○円 小学生以下は無料。※ 会費は当日、田中が集めます。お釣りのないようご協力ください。
子どもが騒いでも良いように個室を予約したいと思っています。
人数を把握する必要があるので、出欠のお返事は○月○日までにこのメールにご返信いただくか、田中まで直接お返事お願いします。※ 人数、メンバーが確定、参加メンバーを改めて連絡しますね。
まとめ
こういう類のメールって、なんとなく面倒で後回しにしてしまいがちです。ですが、忘年会シーズンは後になればなるほど会場を押さえるのが難しくなってしまいます。また、告知が遅くなってしまうと予定をあわせる事が出来ない人も出てくるかと思います。遅くても2週間前までには連絡なさってくださいね。
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